Consultas e Informes

Consultas

Se utiliza una consulta cuando se desea revisar, agregar, cambiar o eliminar datos en una base de datos. Cuando se usa una consulta, se puede responder a preguntas que son específicas sobre los datos que sean difíciles de responder. Se pueden usar para filtrar los datos, realizar cálculos, resumirlos, automatizar muchas tareas de administración de datos y revisar los cambios realizados en los datos que fueron confirmados anteriormente. También se puede utilizar para reunir datos que se encuentran en diferentes tablas para luego usarse para diseñar un formulario o informe.

Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o ambas cosas. Las consultas que se usan para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos se llaman consultas de selección. Las consultas que agregan, cambia o eliminan datos se denominan consultas de acción.



Informes

Los informes son información que se sacan de una tabla o consulta, o de la información almacenada en el diseño del informe, encabezado y gráfico. Se le conoce como origen de registros del informe a la tabla o consulta que da los datos originales. Si los campos están en una sola tabla, se puede usar dicha tabla como origen de registros. Si los campos están en más de una tabla, es mejor si se usa una o más consultas como origen de registros.

La herramienta Informe es la manera más sencilla y rápida de hacer un informe, porque lo hace inmediatamente sin pedir ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta original. Esta puede no crear el producto final terminado que queremos obtener, pero es muy útil para ver rápidamente los datos originales.

Pasos para realizar un informe:

- En el panel de exploración, se hace clic en la tabla o consulta en la que se quiere basar el informe.

- En la ficha Crear, en el grupo Informes, se hace clic en Informe; se muestra el informe en la vista Presentación.

- Para tener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, se puede ver en la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.